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La mise en place d’un dispositif d’alerte soulève de nombreuses questions autour de thématiques transverses. Bien que le dispositif soit imposé par la loi dans l’objectif de protéger les lanceurs d’alerte ainsi que l’intégrité des entreprises françaises, utilisé à bon escient il peut devenir un avantage non négligeable pour votre organisation.
Pour tous ceux qui se posent encore des questions concernant l’utilisation de ce dispositif, vous trouverez quelques points essentiels pour optimiser son fonctionnement afin d’en faire un levier de performance.
Encourager vos équipes à signaler tout acte ou comportement répréhensible
Pour véhiculer les bonnes pratiques sur l’utilisation du dispositif d’alerte, il est important de sensibiliser vos collaborateurs par le biais de formations et de campagnes de communication. Il est conseillé, peu importe la situation, de signaler tout évènement à un référent habilité plutôt que de le régler soi-même ou de le négliger. Ce qui pourrait nuire à votre activité et aggraver la situation. Pensez également à faire preuve de reconnaissance envers l’auteur d’un signalement.
Instaurer un climat de confiance
Avec la loi Waserman, les lanceurs d’alerte n’ont plus l’obligation de passer par un signalement interne et peuvent procéder directement à un signalement externe.
L’intérêt pour votre organisation, de mettre en place un dispositif de signalement, est d’encourager vos collaborateurs à émettre un signalement en interne. Vous pourrez ainsi éviter que l’enquête soit confiée à une autorité judiciaire et administrative extérieure ou encore vous exposer à une divulgation publique. Vous devez montrer que votre organisation promeut une politique éthique et de transparence et qu’elle prend très au sérieux les signalements reçus. La finalité est d’offrir un lieu de travail sain où vos collaborateurs se sentent bien, en sécurité et où ils peuvent avoir confiance envers la direction.
Assurer la protection des lanceurs d’alerte
Les objectifs des lois Sapin 2 et Waserman visent à protéger les lanceurs d’alerte. C’est la raison pour laquelle la confidentialité des données échangées et l’identité des personnes concernées doit être un des piliers essentiels de votre dispositif. De plus, cela permet d’encourager les remontées d’information et de rassurer l’auteur contre les risques de représailles. Conformément à la loi, toute personne qui entrave un signalement peut être poursuivi par des sanctions légales.
Elargissement des personnes pouvant effectuer un signalement
Ouvrez l’accès à votre dispositif à des personnes extérieures à votre organisation : fournisseurs, clients, anciens salariés, etc. Il faut leur donner l’opportunité de signaler des faits ou des actes répréhensibles qui peuvent impacter votre activité et votre réputation. Cela permet d’intégrer toutes vos parties prenantes dans votre stratégie de compliance et également de vous mettre en conformité.
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Communiquer avec l’auteur du signalement
La mise en place d’une messagerie sécurisée, comme le permet une plateforme digitale, facilite les échanges et permet de garder le lien. D’un côté, cela rassure l’auteur sur le bienfondé de son signalement. De l‘autre, le référent pourra lui demander des renseignements supplémentaires pour poursuivre son enquête dans les meilleurs délais, et dialoguer en toute confidentialité sur le suivi du dossier.
Gérer une alerte abusive
Votre règlement intérieur doit afficher les faits qui peuvent être signalés et ceux qui sont considérés comme non recevables. Pensez également à prévoir des sanctions, dans votre régime disciplinaire, en cas de signalement abusif pour limiter les effets de « délation » et promouvoir une culture de comportements éthiques. Que le signalement soit confidentiel ou anonyme, la communication reste la meilleure solution. Vous pouvez informer l’auteur que son signalement est jugé non recevable, lui expliquer pourquoi et lui rappeler les sanctions encourues si récidives.
Nommer divers référents experts
Les signalements peuvent être de diverses natures. Il est donc important de nommer des référents qui auront l’expertise métier pour les traiter : services RH, juridique, comptable, qualité, éthique, etc. Cette fonction peut aussi être externalisée en faisant appel à des cabinets d’avocats, et autres professionnels habilités. Pour assurer la partialité d’un référent, et le traitement éthique d’un signalement, il est important de nommer plusieurs référents qui pourront en superviser le suivi.
Traiter toutes les alertes
Chaque alerte reçue doit être traitée selon sa recevabilité. L’auteur doit recevoir un récépissé et être averti sur l’avancée du traitement de son signalement dans un délai de 3 mois. Les suites de toute infraction négligée peuvent être lourdes de conséquence pour votre organisation et il est important de rappeler que cela engage votre responsabilité en tant que dirigeant.
L’efficacité de votre dispositif repose sur votre communication et les actions que vous allez mettre en place. Ainsi il sera mieux intégré et sera facilement adopté et utilisé par vos collaborateurs. N’hésitez pas à mettre en avant votre engagement et votre politique en matière de signalements éthiques aussi bien auprès de vos collaborateurs que de vos tiers.
Avec les points évoqués ci-dessus, vous pourrez anticiper les problématiques qui peuvent survenir dans le traitement des signalements que vous recevrez.
Si vous souhaitez aller plus loin et être accompagné dans le déploiement de votre dispositif d’alerte, n’hésitez pas à contacter nos experts.
